Come organizzare la scrivania: consigli per disordinati in cerca di redenzione

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Sono le 9, ti sei svegliato due ore fa, senti un familiare pizzicore sulla lingua, l’ennesima ustione da caffè. Ti sei appena ricordato che hai dimenticato il pranzo sul tavolo, proprio accanto alle chiavi di casa. Hai passato mezz’ora nel traffico ad ascoltare programmi radio troppo entusiasti per quell’ora, per i tuoi timpani e le tue occhiaie. Oppure hai fatto tutto il viaggio in metro in piedi, schiacciato tra borse per computer, thermos bollenti e profumi troppo alcolici.

Ma finalmente ce l’hai fatta…sei arrivato in ufficio, varchi la porta e già sogni il dolce tepore del climatizzatore aziendale, il miglior amico dell’impiegato. Apri la porta e…ti trovi di fronte un capolavoro di arte contemporanea: il tuo ufficio è un territorio senza legge, la tua scrivania una landa di documenti impilati male che agonizzano sopra a tappeti di sacchetti vuoti delle merendine, bollette, matite senza punta, post-it caduti senza patria e fazzoletti usati sdraiati sopra i tuoi appunti.

Se ti sei riconosciuto in almeno due o tre delle situazioni appena elencate, sei finito nell’articolo giusto.

Cosa fare? Ecco qui la ricetta per uscire dal tunnel della dipendenza da scrivanie disordinate:

1. Ti serve spazio;

2. non hai più scuse: pulizie;

3. siete in troppi su quella scrivania. Decidi cosa buttare;

4. ad ogni cosa la sua casa;

5. kit da ufficio: equipaggiamento di sopravvivenza;

6. luce;

7. personalizza il tuo spazio, rilassati. 

Ti serve spazio

Spostare un oggetto da una parte all’altra non servirà a nulla. Se vuoi una scrivania organizzata dovrai cominciare da capo. Il primo passo verso l’ordine è il vuoto.

Prendi tutto quello che c’è sul ripiano e mettilo da parte. Probabilmente vivrai momenti emozionanti, ad esempio quando ritroverai il tuo caricabatterie che non vedevi da tre mesi, o quando ti imbatterai in quel criptico post-it “telefona a F.” e ripenserai a quando lo hai scritto, a quando avevi pensato “a cosa mi serve scrivere tutto il nome? Mi ricorderò senz’altro, ad ogni modo lo farò domani”. Se potessi parlare al te del passato e dirgli “no, non lo farai domani, né tra dieci giorni, passerà un mese e te ne dimenticherai! per favore scrivi quel nome per intero, razza di bradipo!”.

Non hai più scuse: pulizie

Ora che la tua scrivania è vuota puoi finalmente pulire ovunque. Ti farà sentire a tuo agio e pronto per un nuovo inizio. Una volta fatta l’esperienza di un ambiente pulito e profumato non vorrai più tornare indietro. Inoltre non dovrai più passare la mano di soppiatto sulla cartellina prima di consegnarla al tuo collega.

Siete in troppi su quella scrivania. Decidi cosa buttare

Una volta che tutto sarà da una parte potrai prendere una cosa alla volta e fare una selezione di ciò che ti serve davvero. Armati di cestino e non aver paura di buttare sotto il maleficio del “ e se dovesse servirmi poi?”. Non ti è servito negli ultimi due mesi, non ti servirà nei prossimi anni. La prima cosa che ti serve è un cestino. Attenzione: non esagerare, non avere fretta di vestire i panni dell’angelo dell’Apocalisse, leggi attentamente tutti i documenti!

Ad ogni cosa la sua casa

Dividi la scrivania in zone. Una per il materiale informatico, una per i promemoria, una per la cancelleria, una per la posta da aprire, una per i documenti che devi avere disponibili durante la giornata e una per i documenti archiviati e trattati.

Usa un raccoglitore per ogni tipo di documento (es: fatture, utenze, bolle, ecc...). I raccoglitori ad anelli sono particolarmente adatti a questo scopo perché ti permettono di cercare ed estrarre ciò che ti serve, senza dover togliere tutto il materiale, sfogliare e magari rischiare di perdere qualcosa. Utilizzando dei divisori potrai incrementare l’ organizzazione, ordinando per data o per mittente, in base alla tipologia di documento trattato.

Una parte della scrivania deve essere dedicata ai documenti da trattare, prevedendo una cartella per quelli urgenti, così da avere una panoramica immediata delle tue priorità, per una gestione più efficace.

Kit da ufficio: equipaggiamento di sopravvivenza

Ora è tutto in ordine, ma non ti abbandonare a facili esultanze. Hai la struttura ma ti serve il materiale necessario. Fai una lista pensando a tutto ciò che fai in ufficio. Ripercorri i tuoi gesti, guardati lavorare e individua tutti gli oggetti che usi quotidianamente.

Ricordati che le macroaree sulle quali lavorare sono:

 Ti sei già annoiato? Stai pensando a quel finale di stagione che proprio non ti ha convinto e non riesci a concentrarti?

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Kit da Ufficio

Luce

Ora la scrivania è organizzata ed equipaggiata, ma...ci vedi? Non sottovalutare questo aspetto perché incide profondamente sulla qualità del tuo lavoro. Lavori con la vista e ricordati sempre di proteggere i tuoi occhi. Assicurati che la tua postazione sia ben illuminata, preferendo una esposizione alla luce naturale, certamente più rilassante. Se lavori fino a tardi o non hai accesso a molta luce esteriore, fai ricorso a lampade a led con bracci estendibili e testine regolabili.

Personalizza il tuo spazio

L’efficienza è importante, ma per lavorare bene hai bisogno che lo spazio intorno te sia personalizzato, che ci siano cose che appartengono a te e a te soltanto. Via libera a foto di mariti/mogli/gatti/figli, a piccoli oggetti ai quali sei affezionato. Insomma qualsiasi cosa ti serva per portare un po’ della tua vita al lavoro con te ogni giorno.

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